Ограничте круг участников совещания

Если постараться, то вы легко убедитесь в том, что многие люди, присутствующие на совещании, на самом деле ничего не делают. Если необходимо, что бы решение совещания было одобрено большим кругом людей: вначале соберите небольшую рабочую группу, которая выдвинет и разработает необходимые идеи, а затем представьте готовый результат или несколько альтернативных вариантов на суд тех, кто принимает окончательное решение.
Сложно однозначно определить необходимое число участников совещания. Конечно, вы хотите получить максимальную выгоду от талантов каждого сотрудника, но не желаете иметь вокруг стадо баранов. Посмотрите на возможных участников в преломлении проблемы, которую решает их присутствие:

- Политическая – Частенько приходится приглашать тех людей, которые чувствуют себя важными и необходимыми в данном проекте. Попробуйте дать им возможность почувствовать себя таковыми без участия в совещании. Постарайтесь назначить совещание на то время, когда эти важные персоны заняты чем то неотложным, например, заседают на другом совещании.
- Подкуп – Данная категория тесно связана с политической. Иногда необходимо пригласить на совещание важных людей только потому, что есть опасение в том, что они не поддержат принятое решения, если они не были вовлечены в его подготовку. Иногда это можно обойти, устроив беседу с данной категорией людей один на один в удобное для вас обоих время, и тогда дайте им почувствовать, что они являются неотъемлемой частью процесса.
- Может быть вы просто подозреваете, что определенных людей не стоит приглашать на совещание. Как-то я работал в организации, в которой был ряд высокопоставленных сотрудников, которые казалось бы ничем особенным и не занимались. Создавалось впечатление, что единственная их забота заключалась в роли адвоката дьявола - т.е. они каждому объясняли, почему то, что он выполняет, он выполняет неправильно и у него ничего не получиться. Такой тип людей не способен принимать продуктивного участия в выработке самостоятельных идей, и, как правило, от их участия ничего не прибавиться. Иногда они смогут вам помочь обнаружить слабые места, но в их работе отношение сигнал/шум настолько низко, что трудно выделить рациональное зерно. Это те люди, от присутствия которых надо уберечь совещание любыми путями.

Не начинайте совещание без повестки

В идеале, при подготовке к совещанию необходимо строго определить, какие вопросы на нем будут рассмотрены и распланировать время на каждый пункт. В ходе совещания вы быстрее поймете, что обсуждение начинает длиться дольше, чем положено и пора переходить к следующему пункту. Используйте повестку, чтобы удерживать совещание в заранее запланированных временных рамках. Это не значит, что вы никогда не должны обсуждать вопросы, которые не стоят в повестке, но повестка подскажет вам, когда необходимо поторопить собравшихся, а когда появляется время для обсуждения дополнительных проблем.
Раздайте людям повестку в самом начале, а еще лучше - заранее, например, по электронной почте. Особенно актуально это для короткого совещания. Только помните: прикрепить повестку к e-mail отдельным файлом, значит увеличить шанс того, что люди не взглянут на нее до начала совещания. Если же повестка будет в самом сообщении, то участники совещания, хотя бы пробегут ее глазами. По крайне мере она останется у них в подсознании и сотрудники легче вникнут в суть обсуждаемых проблем.
Наличие повестки показывает людям, что все под контролем, и вы имеете план действий. Это убедит их в том, что время не окажется потраченным впустую. Повестка также позволит удерживать обсуждение в рамках намеченных вопросов и повысит мотивацию участников.