Не начинайте совещание без повестки

В идеале, при подготовке к совещанию необходимо строго определить, какие вопросы на нем будут рассмотрены и распланировать время на каждый пункт. В ходе совещания вы быстрее поймете, что обсуждение начинает длиться дольше, чем положено и пора переходить к следующему пункту. Используйте повестку, чтобы удерживать совещание в заранее запланированных временных рамках. Это не значит, что вы никогда не должны обсуждать вопросы, которые не стоят в повестке, но повестка подскажет вам, когда необходимо поторопить собравшихся, а когда появляется время для обсуждения дополнительных проблем.
Раздайте людям повестку в самом начале, а еще лучше - заранее, например, по электронной почте. Особенно актуально это для короткого совещания. Только помните: прикрепить повестку к e-mail отдельным файлом, значит увеличить шанс того, что люди не взглянут на нее до начала совещания. Если же повестка будет в самом сообщении, то участники совещания, хотя бы пробегут ее глазами. По крайне мере она останется у них в подсознании и сотрудники легче вникнут в суть обсуждаемых проблем.
Наличие повестки показывает людям, что все под контролем, и вы имеете план действий. Это убедит их в том, что время не окажется потраченным впустую. Повестка также позволит удерживать обсуждение в рамках намеченных вопросов и повысит мотивацию участников.