Как начать совещание вовремя

Для многих из нас совещания являются одним из основных пожирателей времени, причем времени как личного, так и человеко-часов компании. Совещание семи человек, имеющих среднюю зарплату 10 долларов в час, будет стоить 70 долларов в час. Если совещания проводятся раз в неделю и занимают в среднем полчаса, годовые затраты составят 1800 долларов. Не знаю как у вас, но я частенько участвую в совещаниях, длящихся более часа, при этом если на обсуждение действительно важных проблем уходит минут пятнадцать, то считается, что совещание прошло успешно. Чтобы повысить эффективность совещаний для начала, давайте научимся их вовремя начинать.
Если кто-нибудь из команды появится на совещание на 10 минут позже – то для остальных это время окажется растраченным впустую. Часто люди задерживаются, зная, что совещание все равно не начнется вовремя. Если всегда начинать совещание строго вовремя, даже, если еще никто не успел явиться, то в следующий раз сотрудники позволят себе задержаться только по очень и очень веской причине. Если же вы будете откладывать совещание до тех пор, пока не явится последний разгильдяй, в следующий раз придется начать еще позже. Вот еще несколько идей:
- Отправьте всем электронные письма с напоминанием о совещании за пять минут до его начала.
- Заблаговременно позвоните или напомните лично о совещании тем людям, которые обычно опаздывают.
- Начинайте совещание, не дожидаясь опаздавших. Когда явиться первый из них, отправьте его разыскать и привести остальных.
- Попросите людей явиться вовремя. В зависимости от вашего положения, это может быть простая просьба или же строгое внушение, с указанием на то, что опоздавший не уважает коллег.
Вы можете найти и другие креативные способы помочь людям являться на совещания вовремя. К примеру, мы имеем проблему с одним человеком, который частенько позволяет себе опаздывать к началу совещаний. Когда он не явится вовремя в очередной раз, предложите остальным собравшимся пройти в ближайшее кафе, заказать себе там напитки и продолжить совещание в непринужденной атмосфере. Когда опоздавший придет в комнату для совещаний, то никого там не найдет. Даю гарантию, что в следующий раз он явиться вовремя.

Как снять упрямую наклейку с покупки

Некоторые производители и продавцы, буквально, помешаны на наклеивании бумажек с указанием цены, штрих-кодов и всяческой другой информации. Правда, некоторым дети еще хуже, и переклеивают подобные листки куда попало. В следующий раз, когда вы встретите упрямую наклейку на покупке, оставьте моющие средства в стороне и поберегите свои ногти. Попробуйте кое-что попроще - обычный фен для волос.
Данный способ подходит для удаления наклеек с любых поверхностей, которые не боятся нагрева (вероятно данный способ не подойдет для легкоплавких видов пластика). Все, что нам необходимо - это бытовой фен для волос и немного терпения: направьте струю горячего воздуха из фена на наклейку. Достаточно приблизительно 45 секунд. Наклейка должна начать легко отходить от поверхности. Если этого не случиться - обдувайте ее еще в течение 45 секунд и попробуйте снова. Данный метод не должен оставить на поверхности каких бы то ни было остатков наклейки. Но если вы их все-таки отыщите, используйте немного мыльной воды, затем смойте ее под легкой струйкой воды. Результат должен быть кристально чистым.

Не сидите сиднем, сожгите немного каллорий

В течение дня всегда можно найти время для того, чтобы размять свое тело. Может быть вы томитесь на автобусной остановке или в метро, поднимаетесь в лифте или стоите в очереди. Даже если предполагается, что вы должны оставаться на месте, лучше всего не стоять по стойке смирно. Существует множество способов совершать хотя бы небольшие, но так нам необходимые движения, которые позволяют спалить несколько лишних каллорий.

Станьте ровно, ступни вместе, оторвите пятки от земли и поднимитесь на цыпочках, затем опуститесь вниз. Повторите это движения.

Станьте ровно, пятки вместе. Поворачивайтесь из стороны в сторону, так чтобы бедра совершали вращательные движения сначала по, а затем против часовой стрелки

Обхватите бедра сзади, наклоняйтесь и дотянитесь правой рукой до верха правой ступни, выпрямляйтесь и потяните правую пятку к задней части бедра. Проделайте то же самое с другой ногой.

Возьмитесь за правое колено ладонью приподнимите их и выбросьте правую ногу назад себе за спину, теперь быстро поменяйте положение ног на противоположное.

Станьте ровно. Попеременно прижимайте колени руками к грудной клетке. Делайте это медленно, контролируя правильность движений. Затем повторите упражнение в ускоренном темпе, заставляя сердце биться быстрее

Хотите знать какие упражнения еще вам под силу? Читайте дальше.

Чтобы разогреть бедра и поддержать тонус ягодиц, поставьте ноги немного шире, чем на ширину плеч, и совершайте движения как в танце живота - ваши бедра должны описывать траекторию подобную цифре восемь.

Пробежитесь, или попрыгайте на месте.

Поочередно поднимайте ноги в стороны, давая нагрузку наружным мышцам бедра.

Если вы находитесь в очереди в кассу супермаркета, возьмите в руки что-нибудь потяжелее и дайте нагрузку бицепсам.

Сделайте березку - ляжте на спину и вытяните ступни высоко вверх, подперев бедра ладонями. Можете принять любую другую известную вам позу из гимнастики йога.

Многие из этих упражнений вы не захотите продемонстрировать на публике, но не забывайте о них, когда скучаете наедине.

Эволюционные предпосылки депрессии

Если депрессия и имеет эволюционные предпосылки, то они не лежат на поверхности. Депрессия делает людей склонными к суициду, снижает их интерес к занятиям сексом, все это не способствует выживанию вида. Но два эволюционных психолога выдвинули гипотезу, что депрессия имеет целью усиление ментальных способностей. Уныние позволяет сфокусировать мозг на возникшем конфликте и готовит его к принятию наилучшего решения.
В статье Depression's Upside, опубликованной в журнале New York Times, разъясняется, что вентролатеральный префронтальный кортекс (VLPFC) является частью нашего мозга, которая контролирует внимание.

Ряд исследований указывает на возрастание активности мозга (измеряемой косвенно по интенсивности кровоснабжения) в VLPFC у пациентов, находящихся в состоянии депрессии. Несколько позднее была опубликована статья нейрофизиолога из Китая, обнаружившего всплески в функциональных связях между латеральным прифронтальным кортексом и другими частями мозга у пациентов в состоянии стресса. Более глубокий стресс приводит к повышению префронтальной активности. Наиболее разумным объяснением этого является то, что гиперактивный VLPFC лежит в основе контроля процесса сосредоточенного размышления, позволяет людям оставаться сфокусированными на единственной проблеме. Нам часто недостает способности глубоко сфокусироваться, а нейрофизиологические процессы, протекающие при депрессивном состоянии, позволяют повысить глубину сосредоточения.

Поэтому, если вы находитесь в депрессивном состоянии, ваш мозг переходит в режим тотальной сосредоточенности и позволяет продолжительное время размышлять над насущной проблемой, не отвлекаясь на пустяки.

Подавленное настроение и активация VLPFC являются частью "координирующей системы", которая, по словам Andrews и Thomson, существует для "специфической задачи - эффективного анализа комплекса жизненных проблем, которые и вызвали депрессию". Если бы депрессии не существовало, если бы мы не могли реагировать на стресс и травму глубокой задумчивостью, то, наиболее вероятно, наши шансы на выживание сильно бы понизились. Мудрость не дается дешево, и мы расплачиваемся за нее нашей болью.

Не все соглашаются с подобным позитивным объяснением существования депрессии, во многом из-за того, что существуют различные типы депрессии, благодаря одним из них решаются проблемы и сложные задачи, из-за других люди годами находятся в подавленном состоянии без видимых причин.

Ed Hagen, антрополог из Вашингтонского государственного университета, работавший над книгой вместе с Andrews, заявил, что при решении сложных задач, некоторые симптомы депрессии положительно сказываются на его аналитических способностях. Правда сам он до конца не уверен, что это является достаточным основанием для подобного объяснения функций депрессии. "Люди находящиеся в состоянии депрессии часто не интересуются противоположным полом, не умываются, и даже иногда забывают сходить по нужде", - говорит Hagen. Также они значительно меньше "вкладывают в уход за детьми", что не может не сказаться на выживаемости потомства. Потери от неадекватного поведения во время депрессии, говоритHagen, навряд ли могут быть скомпенсированы возможностью получить "время для глубокого, ничем не нарушаемого размышления".

И все-таки, те, кто подвержен депрессивному состоянии, обладают повышенными ментальными способностями.

Joe Forgas, социальный психолог из Университета Нового Южного Уэльса (Австралия), постоянно демонстрирует эксперименты, которые доказывают, что подавленное состояние приводит к нахождению лучших решений в сложных ситуациях. Причины этого, по мнению Forgas, состоят в сложно переплетенной природе подавленного состояния и феномена познания: уныние вызывает "процессы обработки информации для выработки стратегии поведения в наиболее запутанной ситуации". Это дает объяснение тому факту, что подопытные в состоянии меланхолии (Forgas вызывал подавленность с помощью короткого фильма про смерть и раковые заболевания) более точно дают оценку степени правдивости слухов и вспоминают прошлые события, также у них ниже вероятность выбора стереотипной стратегии поведения.

Подобное "ускорение" сознания часто приводит к отменному креативному результату.

В опросе, проведенном психологом Nancy Andreasen среди 30 писателей, участвовавших в Конференции писателей в Айове, показано что 80% из них формально соответствуют диагностическим критериям различных форм депрессии. Похожий вывод следуют из биографических исследований британских писателей и актеров, выполненных Kay Redfield Jamison, профессором психиатрии в Johns Hopkins. Он показал, что успешные люди имеют в 8 раз более высокую вероятность возникновения основных депрессивных расстройств по сравнению со среднепопуляционным уровнем.

Мне кажется, что все эти исследования важны, прежде всего, для людей, подверженных частым депрессиям. Только одно осознание того, как депрессия улучшает их креативные способности, должно сделать их хоть немножечко счастливее.

Не отвлекайтесь!

Знаете ли Вы, что каждое 2-секундное прерывание приводит к потере 15 минут рабочего времени. После того, как человек потеряет концентрацию на выполнении определенной задачи, ему необходимо, в среднем, 15 минут, что бы вернуться к ее эффективному выполнению. Постарайтесь принять всевозможные меры, что бы предотвратить возникновение отвлекающих вас событий, и с уважением относитесь к концентрации других на решении их задач.

Планируйте свой успех

Знакома ли вам ситуация, когда практически все проекты заканчиваются с опозданием, а результат работы далеки от запланированных. Вы уже решили, что пора принять меры к изменению устоявшихся приемов работы или внедрению новых способов взаимодействия в рабочей команде. Не спешите, попробуйте воспользоваться одним из мощнейших инструментов, который имеется в наличии у каждого из нас. Попробуйте начать использовать собственное воображение. Представьте, какие конкретно результаты, и какими способами, вы хотите добиться.
Многие деловые люди относятся к категории «Здесь и сейчас». Они начинают действовать, буквально, в тот же миг, как приняли решение о необходимости реализации очередной идеи. Они ожидают мгновенных результатов от своих действий. Такое поведение приносит свои плоды, но гораздо большего можно добиться, если между принятием решения и началом действия добавить несколько дополнительных шагов. Итогом этих шагов должно стать четкое представление о том, что мы получим при полной реализации намеченной цели и конкретный план действий, как ее достичь. Многие люди понимают планирование, как запись на бумаге некоторых необходимых действий, которые необходимо выполнить для того, чтобы продвинуться вперед. Для категории людей категории «Здесь и сейчас» подобный план обычно представляет мало интереса и нужен им, в основном, для того чтобы получить «добро» на свои действия или для выбивания необходимых ресурсов.
Время от времени надо сбавлять обороты. Хорошо продуманный план даст гораздо больше выгод по сравнению с обычным перечнем необходимых шагов. Хороший план предусматривает все возможные ловушки, повороты событий, проблемы и задержки. Все те вызовы, которые дадут о себе знать, как только начнется реализация плана. Хороший план должен предусматривать альтернативные шаги, при возникновении серьезных затруднений. В хорошем плане должны быть обозначены необходимые ресурсы и возможные источники их дополнительного поступления, в случае истощения имеющегося запаса. То есть, я хочу сказать, что хороший план это не просто перечень конкретных действий, которые будут выполняться в предположении, что все пойдет «как по маслу». Не надейтесь, что реальный мир окажется таким же идеальным, что в нем не произойдет никаких задержек со стороны партнеров, не будет перерасхода запланированных ресурсов, не потребуется искать новые пути решения намеченных задач и т. д.
Возьмем, к примеру, компанию, занимающуюся разработкой программного обеспечения. В компании намечено завершение работы над крупным проектом в первых числах февраля. Но давайте подумаем, какой объем работы мы успеем выполнить перед началом нового года и в первой половине января. Необходимо позаботится об обеспечении работоспособности сотрудников в новогодней кутерьме. Возможно, придется дополнительно материально простимулировать их работу в этот период. А если это совместный проект с партнерами из США или Европы, где рождественские каникулы начинаются еще до 1 января, надо хорошенько подумать, о том, как организовать взаимодействие между партнерами во времени. И кроме всего этого, необходимо всегда иметь запасной вариант действий на случай, если ключевой сотрудник выйдет из строя по болезни или другой непредвиденной причине. Когда мы начнем рассуждать таким образом, то заметим, что мир далек от идеального, и надо где-то изыскать лишний месяц для своевременного завершения проекта. Наши первые впечатления и результаты трезвых размышлений над стратегией реализации проекта могут сильно разойтись, поэтому необходимо попытаться отыскать все возможные препятствия и нежелательные последствия, возможные в процессе реализации проекта.
Как же должен выглядеть хороший план? Основан ли он на «идеальном мире» или же рассматривает различные затруднения и проблемы, которые могут возникнуть? Используете ли вы планирование просто для того, чтобы перечислить необходимые действия, или стараетесь предусмотреть полный набор возможных способов действия и проблем, которые могут возникнуть при реализации проекта? Не пожалейте времени для хорошего плана сейчас, чтобы не пришлось искать выход из сложной ситуации в будущем.