Как начать совещание вовремя

Для многих из нас совещания являются одним из основных пожирателей времени, причем времени как личного, так и человеко-часов компании. Совещание семи человек, имеющих среднюю зарплату 10 долларов в час, будет стоить 70 долларов в час. Если совещания проводятся раз в неделю и занимают в среднем полчаса, годовые затраты составят 1800 долларов. Не знаю как у вас, но я частенько участвую в совещаниях, длящихся более часа, при этом если на обсуждение действительно важных проблем уходит минут пятнадцать, то считается, что совещание прошло успешно. Чтобы повысить эффективность совещаний для начала, давайте научимся их вовремя начинать.
Если кто-нибудь из команды появится на совещание на 10 минут позже – то для остальных это время окажется растраченным впустую. Часто люди задерживаются, зная, что совещание все равно не начнется вовремя. Если всегда начинать совещание строго вовремя, даже, если еще никто не успел явиться, то в следующий раз сотрудники позволят себе задержаться только по очень и очень веской причине. Если же вы будете откладывать совещание до тех пор, пока не явится последний разгильдяй, в следующий раз придется начать еще позже. Вот еще несколько идей:
- Отправьте всем электронные письма с напоминанием о совещании за пять минут до его начала.
- Заблаговременно позвоните или напомните лично о совещании тем людям, которые обычно опаздывают.
- Начинайте совещание, не дожидаясь опаздавших. Когда явиться первый из них, отправьте его разыскать и привести остальных.
- Попросите людей явиться вовремя. В зависимости от вашего положения, это может быть простая просьба или же строгое внушение, с указанием на то, что опоздавший не уважает коллег.
Вы можете найти и другие креативные способы помочь людям являться на совещания вовремя. К примеру, мы имеем проблему с одним человеком, который частенько позволяет себе опаздывать к началу совещаний. Когда он не явится вовремя в очередной раз, предложите остальным собравшимся пройти в ближайшее кафе, заказать себе там напитки и продолжить совещание в непринужденной атмосфере. Когда опоздавший придет в комнату для совещаний, то никого там не найдет. Даю гарантию, что в следующий раз он явиться вовремя.